OFFRE D'EMPLOI : Adjoint(e) à la logistique (Roster) FT G-6

• Titre du poste : Adjoint(e) à la logistique
• Type de contrat / Niveau: Contrat à durée déterminée (CDD / FT), G-6
• Unité / Division : Chaine d'approvisionnement
• Lieu d'affectation (ville / pays) : Diverses localités, RDC
• Durée : 1 année, avec possibilité de renouvellement.

CONTEXTE ADMINISTRATIF :

Les titulaires des postes concernés font preuve de responsabilité et d’esprit d’initiative pour répondre en toute autonomie à des questions alors qu'ils ne disposent que d'orientations générales, et ce pour toutes les modalités d'assistance utilisées dans le cadre des services du PAM et des services communs d'appui logistique. Ils doivent faire preuve de jugement pour gérer les imprévus au quotidien. Ils encadrent généralement une petite équipe, dont ils assurent la supervision et l'accompagnement

OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE:

Assurer des fonctions d'appui spécialisées et/ou superviser le personnel qui met en œuvre les procédures et les activités standard d'appui logistique / d'approvisionnement de façon à pouvoir assurer efficacement la fourniture des biens et services, et ce pour toutes les modalités d'exécution.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :

1. Apporter un soutien spécialisé aux opérations et aux activités d'appui logistique en respectant les procédures standard et en contribuant, directement ou indirectement, à la fourniture efficace de l'assistance alimentaire aux bénéficiaires.

2. Coordonner les demandes d'achat et veiller à la livraison en temps voulu des produits et des fournitures aux partenaires habilités et sur les sites autorisés.

3. Gérer les activités contractuelles des prestataires de services logistiques, y compris le suivi et l'évaluation de la performance.

4. Aider à collecter des informations commerciales et à évaluer les prestataires et les fournisseurs (transporteurs, commerçants, etc.) pour faciliter leur sélection.

5. Répertorier les demandes techniques et les demandes d'aide, y répondre et/ou formuler des recommandations les concernant, en faisant preuve d'esprit d'initiative et en suivant les procédures standard, afin d'assurer le traitement rapide et précis de toutes les demandes d'information avec un grand souci du service à la clientèle.

6. Assurer l'établissement, le suivi et la révision des budgets pour toutes les modalités d'exécution, et veiller au respect des procédures applicables conformément aux normes institutionnelles.

7. Superviser les opérations de gestion des stocks pour analyser les tendances et rendre compte de l'état des stocks, de la source au bénéficiaire.

8. Aider au contrôle de la qualité et de l'intégrité des données sur la comptabilité des produits.

9. Analyser la filière d’approvisionnement opérationnelle et contribuer aux évaluations et à la planification des opérations pour toutes les modalités d'exécution, afin de s'assurer que les exigences relatives à la chaîne d'approvisionnement sont prises en considération.

10. Gérer le traitement de la documentation relative à l'exécution des opérations logistiques (dédouanement, vérification des factures), prendre les mesures nécessaires pour résoudre des problèmes opérationnels et faire remonter les problèmes complexes au ou à la responsable hiérarchique.

11. Effectuer des recherches, collecter des données, mener des analyses, établir des rapports (rapports du Comité des produits, du transport et des assurances, rapports normalisés sur les projets, rapports de clôture financière, rapports d'inventaire physique, rapports sur la performance des transports, etc.) et veiller à l'exactitude des informations dans les systèmes internes, afin de faciliter la prise de décisions en connaissance de cause.

12. Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour aider à gérer les opérations logistiques et contribuer à une prestation de services efficace.

13. Superviser le travail du personnel d'appui et donner des conseils et des orientations pratiques, afin de s'assurer que les objectifs individuels et collectifs sont atteints conformément aux normes et délais convenus, et ce pour toutes les modalités d'assistance.

14. Appuyer les activités logistiques de préparation aux situations d'urgence et d'intervention en cas de crise, y compris l'actualisation de l'évaluation de la capacité logistique et du plan d'urgence, pour renforcer l'intervention du PAM dans les situations d'urgence.

EXPÉRIENCE SOUHAITÉE :

• Expérience de la gestion des systèmes internes et de l'exécution des requêtes concernant les expéditions en cours, les approvisionnements, les demandes d'indemnisation auprès des assurances et les stocks alimentaires.
• Expérience de l'administration des contrats conclus avec des prestataires de services tiers.
• Expérience de l'établissement des documents contractuels.
• Expérience de l'exécution des contrats.
• Expérience du suivi des budgets et de l'établissement des rapports y afférents.

NIVEAU D’ÉTUDES MINIMAL REQUIS :

Formation :

• Être titulaire d’un diplôme d’études secondaires (Bac).
• Une certification d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel est souhaité.

Connaissances linguistiques :

• Maitrise (Niveau C) du français.
• Niveau intermédiaire d'anglais est souhaité.