Operations Manager

COOPI Cooperazione Internazionale est une organisation humanitaire italienne laïque et indépendante qui lutte contre toutes les formes de pauvreté pour améliorer le monde. Fondée en 1965, COOPI est aujourd'hui présente dans 33 pays d'Afrique, d'Amérique latine, des Caraïbes et du Moyen-Orient, avec des projets d'urgence et de développement menés par du personnel expatrié – en moyenne plus de 270 personnes par an – et du personnel national. Les principaux bailleurs de fonds institutionnels sont l'Union européenne - ECHO et INTPA - USAID, les agences de l'ONU, le gouvernement italien, les autorités locales et d'autres gouvernements européens.

COOPI recherche un Operations Manager en RDC

Présente en RDC depuis 1977, COOPI a grandement accru le nombre de ses interventions dans le pays, en réponse aux conflits des derniers 20 années. À partir du Kivu, où il y a eu la première intervention, les activités de COOPI se sont étendues à la plupart des zones de crise, pour mettre en œuvre des programmes d’urgence au bénéfice des populations déplacées et victimes de la guerre avec un focus particulier sur la nutrition, la sécurité alimentaire et la protection de l’enfance. Dans les provinces en sortie de crise, COOPI s’engage dans la mise en œuvre de projets pluriannuels afin d’assurer une transition de l’urgence au développement et garantir un développement harmonieux et durable. COOPI favorise une réponse pertinente aux besoins des populations locales à travers une structure de coordination à Kinshasa et différentes bases opérationnelles dans les provinces. Chaque année, COOPI met en œuvre une douzaine de projets sur des financements de l’Union Européenne, du Fonds Humanitaire, de la CPI et des agences UN.

Objectif du poste

Operations Manager veille à ce que toutes les opérations du projet soient menées de manière appropriée et améliores les systèmes de gestion opérationnelle du projet, les processus et les meilleures pratiques du projet. Il/Elle supervise les processus et les opérations du projet afin de garantir la productivité et la qualité. Il/Elle soutien le Directeur du Projet (DP) dans la correcte gestion du projet, en termes techniques, économiques, financiers, de la gestion des ressources humaines et matérielles, avec une présence permanente sur le terrain, dans le respect du contrat et du projet, des procédures COOPI et de celles du bailleur de fonds. Il/Elle apporte un soutien à l’organisation des réunions de coordination avec les partenaires du projet, sui l’état d’avancement des activités du projet et des partenaires et propose des synergies.

Responsabilités

Gestion des opérations

• Assurer le bon déroulement des activités de terrain et la gestion opérationnelle des activités de l'équipe COOPI, en collaboration avec le Spécialiste en Nutrition
• Veiller à ce que toutes les opérations soient menées de manière appropriée et rentable (Cost-effective)
• Améliorer les systèmes de gestion opérationnelle, les processus et les meilleures pratiques
• Aider les processus de l'organisation à rester conformes à la législation
• Formuler des objectifs stratégiques et opérationnels
• Examiner les données financières et les utiliser pour améliorer la productivité
• Effectuer des contrôles de qualité et surveiller les indicateurs clés de performance
• Porter le soutien sur le recrutement, la formation et supervision du personnel
• Porter le soutien au Directeur de projet pour trouver des moyens d'améliorer la qualité des activités

Gestion du projet

• Contribuer à la planification, la mise en œuvre, le suivi, l'évaluation des activités selon l'action prévue par le projet
• Porter l’assistance sur l'allocation des ressources du projet -humaines, financières, matérielles, et informations- en collaboration avec les Directions/Unités compétentes du Groupement en assurant le respect des procédures du bailleur de fonds et de COOPI
• Participer à la préparation du plan de travail opérationnel et la documentation du projet
• Contribuer à effectuer un suivi régulier de la bonne mise en œuvre de toutes les activités sur le terrain
• Assurer, en collaboration avec le Directeur de Projet, que les systèmes de suivi du projet soient en place pour veiller aux indicateurs des activités
• Assister dans l'entretien de bonnes relations institutionnelles avec les bénéficiaires, les partenaires du projet, les autorités locales et le bailleur de fond
• Représenter directement ou organiser la représentation régulière de COOPI aux clusters nutrition, protection de Kananga et groupes technique associés
• Supporter les activités de communication externe vis-à-vis des partenaires institutionnels, des autorités locales, de la Communauté Internationale
• Contribuer à la rédaction des rapports narratifs et financiers
• Examiner et revoir tous les termes de référence (TDR) des missions sur le terrain pour approbation par le Directeur de projet
• Examiner et revoir tous les rapports de la mission sur le terrain et les soumettre à l'approbation du Directeur de projet

Responsabilités administratives / financières

• Contribuer à la planification des dépenses à effectuer
• Contrôler la cohérence des dépenses par rapport au budget du projet, superviser la comptabilité et la gestion de caisse et du compte du projet en utilisant les outils de gestion COOPI

Responsabilités logistiques / sécurité

• Assister la supervision et la préparation des ressources matérielles nécessaire à l'exécution du projet
• Contribuer à la bonne gestion des biens acquis pour le projet
• En lien avec le Directeur de Projet, participer à l'analyse de la situation sécuritaire de Ia zone d'intervention du projet et décider des actions à mettre en œuvre, si besoin, par rapport au plan de sécurité

Ressources Humaines

• Porter soutien au recrutement du staff de projet et la gestion du staff affecté sur le projet et son évaluation.

Autres

• Performer toute autre tâche nécessaire à la réalisation correcte et ponctuelle de la mission, identifiée d'un commun accord

Profil du candidat

Essentiel

• Diplôme universitaire de niveau minimum BAC 3 dans un domaine pertinent
• Au moins une expérience professionnelle de 3 ans dans la gestion de projets de développement et/ou humanitaires de préférence dans des pays africains, avec un accent fort sur la mise en œuvre de terrain
• Solides compétences en communication (oral et écrit) en français
• Excellentes capacités rédactionnelles et connaissance du paquet Office
• Excellente capacité de travailler dans des conditions de base et de s’adapter à la vie du terrain
• Excellente capacité organisationnelle; flexibilité, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail
• Excellente capacité de travailler sous pression
• Capacité de travailler dans un contexte politique et sécuritaire sensible et complexeet dans un environnement multiculturel
• Bonne connaissance des procédures de majeurs bailleurs de fonds Banque Mondiale
• Excellente capacité de travailler en équipe et par objectifset de former les collaborateurs selon les besoins
• Excellentes capacités de négociation et communication

Souhaitables

• Bonne connaissance des procédures de la Banque Mondiale
• Expérience en gestion de projets avec des budgets importants
• Expérience en gestion de consortiums/groupementsde grand dimensions
• Expérience professionnelle pertinente en RDC ou dans d'autres pays en situation de post-conflit
• Expérience avec COOPI

COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les entretiens auront lieu de manière continue et le poste sera clos dès qu'il sera pourvu, merci de votre compréhension.