Assistant Technique National Administration et Gestion (ATAG)

AVIS DE RECRUTEMENT MEMISA Belgique-Projet USE 2 :

KONGO CENTRAL ET BUNIA

N° 002/2024

1. CONTEXTE GENERAL

Memisa Belgique est une ONG belge active dans la coopération médicale au développement. La mission de Memisa Belgique est d'améliorer l'accès aux soins de santé de qualité pour tous, et en particulier pour les plus vulnérables. La stratégie vise le renforcement des systèmes de santé périphériques. Actuellement, Memisa Belgique est active en RD du Congo, au Burundi, au Bénin, èn Guinée, en Mauritanie et en Inde. En Belgique, Memisa Belgique intervient dans la sensibilisation pour la citoyenneté mondiale et au sujet des inégalités d'accès aux soins de santé en vue de renforcer la solidarité internationale.

Dans le cadre de son nouveau programme NDICI2 EQSS 2 (USE 2), Memisa Belgique recrute pour les Provinces de l'ITURI et du KONGO CENTRAL.

2. Poste d'Assistant Technique National Administration et Gestion (ATAG): ITURI

a. Poste et attribution

Sous la supervision de l'ATIMSP de Bunia, l'Assistant Technique Administrateur Gestionnaire (ATAG), est employé de Memisa-Belgique, basé au sein de l'équipe NDICI 2 / EQSS 2 en appui à la DPS, à l'EUP, aux partenaires de Memisa et aux Fosa accompagnées à Bunia qui a pour rôle d'accompagner techniquement les structures de mise en œuvre du programme EQSS 2 en Ituri sur les aspects de gestion.

b. Tâches et responsabilités

Au niveau de Memisa / Bunia:

• Participer aux réunions de coordination et de suivi du Programme EQSS2 pour maintenir la vision du Programme EQSS afin de la vulgariser auprès des structures d'accompagnement ;
• Participer aux réunions de pilotage organisées ;
• Accompagner les structures du Programme EQSS dans la mise en œuvre des activités essentielles ;
• Elaborer la liste déclarative du personnel et le plan de congé annuel des agents sous contrat Memisa.

Au niveau des partenaires, des ECZ & HGR :

L'ATAG Memisa accompagne :

• les partenaires identifiés dans le programme EQSS2 ;
• les membres de 'ECZ et de l'HGR avec les cadres du bureau de Gestion des ressources de la DPS ;
• EUP-FASS, sur demande du comité de pilotage du programme EQSS2 ;
• les ZS dans la gestion des médicaments.

dans l'application des procédures pour la bonne gestion des ressources matérielles, financières et logistiques.

Gestion Financière :

• L'application des procédures internes de gestion administrative, financière et comptable ; Et assurer la séparation des fonctions ;
• Amélioration du système de classement et de l'archivage adéquats des documents et des pièces justificatives ;
• Elaboration de la planification budgétisée (PDZS, PAO et plan de Management) et procéder au suivi budgétaire ;
• La tenue de la comptabilité qui garantit la traçabilité des différents financements périodiques reçus;
• La tenue des outils de gestion financière (reçu, DBS, BE, BS, livre de caisse & banque, O.P, O.V., carnet de chèques, le compte courant, ...) ;
• La tenue de la comptabilité financière et matière;
• La sécurisation des fonds reçus ou générés;
• L'amélioration de la qualité des justificatifs garantissant la traçabilité entre différents documents et pièces justifiant les entrées & les sorties de fonds ;
• La production des états financiers périodiques (rapport financier, rapport de trésorerie, le compte d'exploitation) ;
• Les contrôles périodiques et inopinés des caisses et élaborer le PV de comptage physique de la caisse ;
• Procéder au rapprochement bancaire ;
• La tenue du journal des opérations diverses ;
• Le suivi de l'évolution du capital médicament et la gestion du compte spécifique médicaments;
• L'élaboration du plan de dépenses;
• A respecter ou faire respecter le tarif affiché et validé par le Comité provincial de coordination du programme EQSS ;
• Appuyer le BDOM dans la gestion administrative, Logistique et financière du projet.

Gestion administrative :

• Tenir les différentes réunions (CA, COGE, Revue mensuelle, réunion de l'ECZ et autres Yeugio de planification) pour la bonne coordination et pilotage de la ZS ;
• Organiser des services par l'élaboration des différents chronogrammes d'activités et de lhot des services ;
• Elaborer le plan de formation du personnel ;
• Appliquer des dispositions règlementaires relatives à la discipline, à la carrière et à l'éthique ;
• Renforcer les capacités du personnel à travers les formations, les briefings, les ateliers et les accompagnements de proximité sur la gestion des ressources.

Gestion Logistique :

• Sécuriser le patrimoine mobilier et immobilier de la 2S, à travers les inventaires trimestriels et annuels des médicaments & intrants spécifiques, du matériels & équipements, ... ;
• Gérer le stock et produire le rapport logistique périodique ;
• Tenir à jour les fiches des stocks et les carnets de bords;
• Elaborer le plan de maintenance des équipements et matériels ;
• Elaborer les documents d'entrées et/ou de sorties des matériels, médicaments et autres intrants spécifiques ;
• Passer trimestriellement les commandes des médicaments à transmettre à la CDR via la DPS.

L'ATAG se tient également prêt à exécuter toutes les tâches qui lui seront confiées par sa hiérarchie.

c. Back-up

L'ATAG peut être amené à assurer un remplacement temporaire au poste jugé pertinent par rapport à son expertise, en cas d'absence, sur décision motivée de son chef hiérarchique.

Durant l'absence de l'ATAG, il propose, motive et soumet à son chef hiérarchique le choix de son remplaçant temporaire et la liste les tâches à lui déléguer.

d. Profil de poste

Éducation & expérience :

• Diplôme ou certificat en administration et finances ;
• Bonne expérience d'au moins cinq ans au niveau périphérique, expérience au niveau intermédiaire est un atout.

Atout :

• Expérience dans une ONGl.

Compétences :

• Affinité avec les valeurs (Egalité, solidarité et Responsabilité) et objectifs de Memisa ;
• Engagement professionnel dans l'ensemble des tâches liées à sa fonction
• Capacité à travailler en équipe, sous pression, leadership ;
• Capacité de planification, rigueur et assiduité ;
• Flexibilité, courtoisie, innovation, honnêteté et loyauté ;
• Capacité d'adaptation à toute situation (recherche proactive de solutions aux difficultes in rencontrees);
• Capacité de rédaction de rapport en français ;
• Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Access) et des logiciels de traitement des donnees ;
• Excellent niveau de français écrit et parlé.

4. Composition des dossiers pour les différents postes:

• Une lettre de motivation ;
• Une copie de l'acte de naissance ou une copie de sa carte d‘identité ou encore toute pièce en tenant lieu ;
• Un CV récent à jour détaillant les expériences précédentes;
• Les copies des diplômes obtenus;
• Trois personnes de référence professionnelle;
• Les copies des attestations de fin de service des anciens employeurs.

5. De la durée du contrat:

• Un contrat à durée déterminée (CDD) de date à date avec une période d'essai de 3 mois.

6. Le lieu du travail:

• Bureau de MEMISA-Belgique à Bunia dans la Province de l'ituri pour l'ATAG et ATN
  MSP
• Bureau de MEMISA-Belgique à Kisantu dans la Province du Kongo Central pour
  l'ATN MSP
• Le recrutement étant local, le transport vers le poste de travail est pris en charge par le candidat lui-même.

7. Le lieu de recrutement (Lieu du test et de l'interview):

• Le test écrit et interview seront organisés selon les modalités qui seront communiqués aux candidats présélectionnés après étude des dossiers.
• Les adresses des lieux des tests seront communiquées aux seuls candidats qui seront sélectionnés
• Aucun candidat ne sera autorisé à composer en dehors de l'endroit qui sera indiqué et chaque candidat doit se munir de sa pièce d'identité.
• Aucun remboursement pour les frais de voyage, aucun déplacement ou une prise en charge quelconque n'est prévu. Le deplacement vers le lieu du test est à la charge du candidat lui-même.
• Pour le poste des ATN MSP, aucun candidat ne peut postuler dans les deux Provinces.
• Il faut faire le choix d'une seule Province sinon la candidature sera ecartée.

8. Validité de l'offre:

La date limite de l'ouverture de l'offre est le vendredi 14 juin 2024 à 12h00', heure de Kinshasa

• Seuls les candidats présélectionnés sur dossier seront contactés par mail et/ou par téléphone pour la suite du processus (test écrit et entretien de recrutement)
• Chaque candidat devra indiquer dans sa lettre de motivation, sa prétention salariale.
• Il est impératif de ne pas modifier ses données pendant toute la durée du processus de recrutement

9. Adresse mail pour envoyer les dossiers:

« mkn.recrut@memisa-rdc.org ». Aucune autre adresse ne sera acceptée.

N.B:

• Disponibilité: immédiate
• Regime de travail à temps plein

De plus, Memisa veillera à ce que le recrutement se fasse de façon objective, transparente, responsable, éthique, non discriminatoire et de qualité.